Wees altijd bij de tijd: vergeet nooit meer een evaluatie.
Een belangrijk kenmerk van een goed werkend kwaliteitssysteem is de PDCA-cyclus. Van nature zijn we vaak heel goed in het Plan en Do, maar met het Check en Act hebben we meer moeite. In de waan van de dag wordt een geplande evaluatie gemakkelijk vergeten of ontbreekt een goed overzicht. Kwibuss kan je op verschillende manieren helpen om nooit meer een evaluatie te missen!
1. Geef ieder document zijn eigen datum
Goed overzicht begint met duidelijke data. In Kwibuss is het mogelijk om aan ieder document een specifieke evaluatiedatum toe te kennen. Ga daarvoor naar het betreffende document en klik als Biebbeheerder op "Extra informatie".
Vervolgens kun je verschillende soorten informatie bij dit document vastleggen, waaronder de evaluatiedatum. Klik op "kies een datum" en het kalendertje verschijnt. Daarmee stel je de evaluatiedatum in.
Vergeet tot slot niet om de wijzigingen op te slaan :)
De evaluatiedatum is nu vastgelegd. Deze kun je op een later moment op dezelfde wijze aanpassen.
2. Altijd overzicht met de Documentenlijst
Nu ieder document een eigen evaluatiedatum heeft is het natuurlijk wel zo prettig om dat in een duidelijke overzicht te kunnen zien. Dat kan. Ga in de Bieb naar de paginalijst (klik op het rood omcirkelde pictogram).
Vervolgens krijg je de Paginalijst te zien en activeer je het filter "evaluatiedatum" door erop te klikken. Alle documenten die de evaluatiedatum naderen ofwel reeds gepasseerd zijn, zijn geel gearceerd.
Nu heb je het overzicht, maar dat is niet alles. Binnen dit overzicht kun je nog heel gemakkelijk sorteren door op 1 van de kolomtitels te klikken.
Zo orden je de lijst naar jouw behoefte en geeft het nog meer inzicht.
3. Ontvang maandelijks een attentie in je mail
Na het instellen van de evaluatiedata en het overzicht, is een periodieke herinnering wel zo prettig. Je kunt zelf instellen dat je maandelijks een overzicht van de te evalueren documenten per wilt ontvangen.
Nu ben je helemaal klaar en hoef je nooit meer een evaluatie te missen!