Aan de slag met Meldpunt

Begin je net met Meldpunt? Met dit artikel helpen we je op weg en laten we je zien welke mogelijkheden meldpunt allemaal in zich heeft. Met Meldpunt kun je: 

• Melden, beheren en afhandelen van: 
  • Ongevallen
  • Klachten
  • Ideeën
  • Afwijkingen (van beleid)
  • Klussen
• Samen afhandelen
• Altijd actueel inzicht voor zorgcoördinatoren en locatiemanagers
• Relevante Bieb-documenten tonen bij een melding.

Vijf formulieren

Onder de groene knop in Meldpunt kies je wat voor melding je wilt doen. 

De vijf formulieren die standaard in Kwibuss zitten hebben een vaste basis die je zelf eenvoudig kunt uitbreiden en aanpassen. Zo'n formulier bestaat uit 4 stappen: 

Stap 1: Beschrijf de melding

Beschrijf de melding met een titel en een omschrijving. Hier kun je ook de betrokkenen (zoals kind, ouder of medewerker) toevoegen. 

Stap 2: Waar & wanneer

Geef een datum en locatie+groep op. 

Stap 3: Extra informatie

Extra informatie bijvoorbeeld het onderwerp waar een klacht of ongeval over gaat. In dit onderdeel kun je meer de diepte in en je bent helemaal vrij om dit in te richten zoals dat past bij jullie als organisatie. Je hebt hier de keuze uit meerdere vraagsoorten, namelijk: 

Selectievakjes

Meerkeuzevraag

Open vraag

Foto

Stap 4: Bij wie wil je melden? 

Dit is een open antwoord waar melders zelf kunnen kiezen bij wie ze de melding willen doen. Diegene wordt verantwoordelijk voor het afhandelen van de melding. Het is ook mogelijk om per formulier een standaard verantwoordelijke aan te wijzen.

Samen afhandelen

Wordt de papieren stapel met formulieren nu nog door één iemand doorgewerkt? Met Meldpunt werk je eenvoudig online samen aan de afhandeling. Meldpunt beheerders en de verantwoordelijke van een melding kan het team samenstellen met de juiste mensen. Weet een collega veel van het thema van deze melding? Betrek haar bij de melding. Was een andere collega getuige van het ongeval? Je voegt haar eenvoudig toe aan het team. 

Kom snel tot de kern

Directe communicatie via notities zorgen voor een vlotte duiding van oorzaken en het bepalen van vervolgacties. Iedereen in het team bij een melding mag notities maken. Heb je bijvoorbeeld met de ouders gesproken? Je houdt je collega's op de hoogte door een samenvatting van het gesprek in een notitie bij de melding te plaatsen. 

Integratie met de Bieb

Even checken hoe het ook alweer zit? De relevante beleidsdocumenten heb je bij de hand rechtstreeks vanuit de Bieb. 

Altijd actueel inzicht

Vanuit de totaaloverzichten kunt u de lopende en afgeronde meldingen inzien. Via Cijfers & Trends verkrijgt u inzichten in de situatie op locaties en groepen. Deze overzichten zijn persoonlijk samengesteld voor elke medewerker: van zorgcoördinator, locatiemanager tot en met pedagogisch medewerker. 

Wie kan wat in Meldpunt? 

• Iedereen met een account in Kwibuss kan meldingen doen en reageren op meldingen waar zij bij betrokken zijn. Daarnaast zijn er twee beheerdersrollen: 
• De Meldpunt Beheerder: mag alle meldingen zien, bewerken en sluiten. 
• De Meldpunt Agent: mag meldingen zien waar zij aan zijn toegewezen als verantwoordelijke of waarvan ze in het team zitten. Locatiemanagers zou je bijvoorbeeld meldpunt agent kunnen maken, zodat zij de meldingen op hun locatie kunnen afhandelen.

Deze rollen toekennen aan een gebruiker doe je op de gebruikelijke wijze via de instellingen vaniemands profiel. 

Tot slot: het beheer van de formulieren

Via het tandwieltje (rechtsboven in Meldpunt) kom je bij de instellingen van Meldpunt. Hier kun je: 

• Vragen & antwoorden beheren per formulier
• Standaard verantwoordelijke toekennen aan een formulier
• Een formulier aan- of uitzetten
• Het klachtenformulier openbaar maken, zodat ouders en anderen deze kunnen gebruiken om een klacht door te geven.