Documenten in Kwibuss, wanneer kies je voor tekst en wanneer voor bestanden?

Inline tekst, Word of PDF. Wanneer gebruik je wat? De document-editor in Kwibuss kan je gebruiken voor: 

1. Zogenaamde inline tekst documenten: schrijven van het document in Kwibuss met de teksteditor;
2. Bijlagen; zoals Word, Excel en PDF's. 

Je kunt ze ook combineren: dus de inline tekst in Kwibuss combineren met een bijlage. 

Een belangrijke aanwijzing vooraf: bij het maken een document kun je het beste altijd vanuit de lezer denken: wat is voor hem of haar het prettigst? Verder kun je rekening houden met het volgende onderscheid: 

Bevat het document alleen tekst, hier en daar een opsomming, een plaatje of een tabel? Zet het als tekst in Kwibuss. Dan is het document voor iedereen direct leesbaar en kan hij ook op inhoud goed worden gevonden door de zoekfunctie. 

Is de layout van groot belang? Heb je een formulier dat moet kunnen worden ingevuld? Of heb je bijvoorbeeld een grote excelsheet met berekeningen? Voor dit soort unieke documenten kun je het beste voor een bijlage kiezen. 

Voordat bestanden gelezen kunnen worden moeten ze altijd eerst worden gedownload. Voor de lezer een extra stap om bij het document te komen. 

Twee voorbeelden waar PDF's heel handig zijn: 

Documenten die na downloaden niet mogen worden gewijzigd

• Als de inhoud van het document na downloaden niet mag worden gewijzigd, kies dan voor PDF in plaats van Word. 

Het is belangrijk dat het document in de huisstijl van je organisatie wordt weergegeven

• Voor posters of brochures is het belangrijk dat het de juiste uitstraling heeft. Kies in zo'n geval voor het uploaden van de PDF. 

Het betreft documenten van een andere organisatie.

• Documenten vanuit overheidsinstellingen, bijvoorbeeld GGD-richtlijnen, worden vaak als PDF aangeleverd. Die kan je dan natuurlijk ook het beste als PDF in Kwibuss zetten. 

Als een formulier, zoals de meldcode of een bestellijst, na downloaden moet worden ingevuld, dan is een Word-document het voordehandliggend. Een andere afweging voor Word: moet iemand na downloaden de inhoud kunnen bewerken? Ook dan is Word het handigst.