Documenten evalueren met proceseigenaren
Een belangrijk kenmerk van een goed werkend kwaliteitssysteem is de PDCA-cyclus. Van nature zijn we vaak heel goed in het Plan en Do, maar met het Check en Act hebben we meer moeite. In de waan van de dag wordt een geplande evaluatie gemakkelijk vergeten of ontbreekt een goed overzicht. Kwibuss kan je helpen om nooit meer een evaluatie te missen!
In dit artikel
Verantwoordelijkheden verdelen met Functies
Bij elk kwaliteitsdocument in de Bieb kun je aangeven welke functie Verantwoordelijk is en welke functie 'm heeft Goedgekeurd.
Functies toevoegen
Bij de instellingen van Bieb bepaal je welke functies een rol spelen in het onderhoud van documenten. Standaard is er al een lijst met vijf functies die je kunt aanpassen en aanvullen met functies van jouw organisatie. Klik onderaan de lijst op "Functie toevoegen".
Er verschijnt dan een nieuwe regel waar je de functie kunt invoeren. Je kunt meerdere functies toevoegen voor je rechtsonder op de blauwe knop "Bewaren" klikt.
Proceseigenaar toewijzen aan elke functie
Als je de Bieb samen met je collega's beheert en iedereen is verantwoordelijk voor een eigen proces, dan kun je aan elke functie een proceseigenaar toewijzen. Klik in het tweede veld om een naam te kiezen. Je kunt kiezen uit alle Biebbeheerders. Mis je nog een naam? Maak die gebruiker eerst Biebbeheerder via de Gebruikersinstellingen.
Op deze manier kan je aan elke functie een proceseigenaar toewijzen en kan het je helpen om samen de Bieb te beheren door verantwoordelijkheden te verdelen.
Maandelijkse herinneringen
Elke maand op de 15e wordt de Verantwoordelijke gemaild met alle documenten die zijn verlopen. Kwibuss kijkt twee weken vooruit: dus als een document binnen nu en twee weken verloopt krijg je daar via de mail alvast een seintje van.
Let op!
- Voor persoonlijke herinneringen moet aan elke functie een proceseigenaar zijn toegewezen.
- Zijn er functies zonder proceseigenaar? Dan ontvangt elke Biebbeheerder een algemene notificatie over de hele bieb.
- Biebbeheerders die niet zijn toegewezen aan een Functie ontvangen geen maandelijkse herinneringen.
Proceseigenaar vervangen
Krijg je een nieuwe collega die de verantwoordelijkheid voor documenten overneemt van de huidige proceseigenaar? Met een paar kliks maak je je collega de nieuwe proceseigenaar.
Je gaat naar de Bieb-instellingen. Daar zoek je de functie op die een nieuwe proceseigenaar krijgt. Klik rechts op Wijzig en kies in de nieuwe Proceseigenaar. Klik tenslotte onderaan op Bewaren.
