Mail met ouders vanuit de melding

Je herkent het misschien wel: er is een klacht gemeld en die wil je graag netjes afhandelen. Daarom mail je met de ouders over hun klacht, vraagt om een toelichting en die toelichting plak je vervolgens bij de melding in Kwibuss plakt, zodat je alles rondom de klacht keurig administreert bij de melding in Kwibuss. Maar dat zijn wel heel wat stappen en dubbel werk.

Mail met ouders, direct vanuit de melding

Al dat dubbel werk is niet meer nodig. Je kunt namelijk met ouders en andere betrokkenen mailen, direct vanuit de melding! Zonder tussenkomst van je mailprogramma. Dat scheelt weer een paar extra stappen.

Schrijf de notitie, mail 'm direct naar de ouders

Hoe doe je dit? Heel simpel: je schrijft een notitie bij de melding zoals je gewend bent. Voor je de notitie plaatst, activeer je eerst "Mail de notitie ook naar alle betrokkenen." door het schuifje naar rechts te verplaatsen.

Daarna klik je op "Notitie plaatsen" om jouw notitie vast te leggen bij de melding én te mailen naar de ouders.

De mail die de ouders daarna ontvangen ziet er zo uit:

Wat staat er in de mail naar ouders?

• De afzender met voornaam en achternaam,
• De naam van de organisatie,
• De tekst uit de notitie,
• Naar wie de mail is gestuurd en dat hij vanuit Kwibuss komt.

Ouders kunnen vervolgens ook reageren op die mail, waarna hun reactie direct in Kwibuss terechtkomt. De Verantwoordelijke van de melding krijgt hier een notificatie-mail van. 

De ouder reageert op jouw mail

Wat als de ouder reageert op deze mail? Die reactie verschijnt als notitie bij de melding. Vervolgens krijgt het team en de verantwoordelijke een seintje dat de ouder heeft gereageerd.

Net alsof je mailt, maar dan met Kwibuss 

Kortom, zonder Kwibuss te verlaten kun je communiceren met het team en de betrokkenen. Zo houdt je alle gesprekken, overwegingen en beslissingen bij elkaar op één plek voor iedereen inzichtelijk en kun je het later altijd op die ene plek terugvinden.