Bewerk in één keer de Extra Informatie van meerdere documenten

Je kunt van een hele stapel documenten in één keer de Extra informatie bewerken. We leggen hier uit hoe je bijvoorbeeld de evaluatiedatum een jaar opschuift of de Verantwoordelijke wijzigt.

Wat is Extra informatie bij een document?

Extra informatie is alles behalve de inhoud van het document. Het bevat alle informatie die je nodig hebt om de processen rondom het document te organiseren:

• Type document
• PDCA-kenmerken
  • Goedkeurder
  • Verantwoordelijke
  • Goedkeuringsdatum
  • Evaluatiedatum
• Zichtbaarheid in Meldpunt

De documentenlijst biedt verschillende mogelijkheden om documenten te vinden. In dit voorbeeld wordt de evaluatiedatum van een reeks documenten in één keer gewijzigd, maar je kunt helemaal zelf bepalen wat je wilt wijzigen.

Stap 1: ga naar de documentenlijst in Bieb

Stap 2: vind de juiste documenten met behulp van de tabs, zoekfunctie en filters

Heb je een goedgevulde Bieb, dan kan het nogal zoeken en scrollen zijn om de juiste documenten te vinden. Je hebt verschillende manieren om bij de juiste documenten uit te komen met tabbladen, filters en zoekfunctie. Als jullie gebruikmaken van proceseigenaren, vind je onder de tab "Mijn documenten" alle documenten waarvoor jij verantwoordelijk bent. 

Een paar van de mogelijkheden: 

• Alle docs: toont alle documenten zonder filter
• Openbaar: alle documenten die openbaar zijn gemaakt
• Evaluatiedatum: documenten waarvan de evaluatiedatum (bijna) is verstreken. 
• Zoekfunctie: waarmee je direct in de documentenlijst kunt zoeken. 

Stap 3: selecteer de documenten die je wilt bewerken

Nu je de juiste documenten hebt gevonden kun je ze selecteren. Dat kan per stuk, of je kunt in één keer de hele lijst selecteren.

Stap 4: klik op de knop Extra informatie bewerken

Zodra je een document hebt geselecteerd verschijnen boven de lijst de vier bewerkknoppen. Klik op de meest rechtse knop om de Extra informatie bewerken. Het paneel schuift rechts het beeld in, zodat je links de geselecteerde documenten blijft zien.  

In het paneel kun je deze items bewerken. 

• Type document
• PDCA-kenmerken 
  • Goedkeurder
  • Verantwoordelijke
  • Goedkeuringsdatum
  • Evaluatiedatum
• Zichtbaarheid in Meldpunt

Je kan er één wijzigen. Je kunt ze ook allemaal wijzigen. Maar let op: je wijzigt het natuurlijk voor alle documenten die je net hebt geselecteerd.