Gebruikers en beheerders in Meldpunt
Om meldingen zo goed en soepel mogelijk af te handelen kun je in Meldpunt het beheer samen doen. Er zijn drie typen gebruikers waarmee je de verantwoordelijkheden kunt verdelen. We leggen je hieronder uit welke dat zijn.
In dit artikel
1. Alle gebruikers
Om te beginnen: elke gebruiker mag meldingen maken met alle formulieren. Zodra ze die melding opslaan komt deze terecht bij een agent en een beheerder. Vervolgens kan de gebruiker bij haar eigen meldingen ook notities plaatsen en details bekijken.
In het kort, alle gebruikers kunnen:
- Nieuwe Meldingen maken
- Notities bij de melding plaatsen
Deze meldingen kan ze zien
Elke gebruiker kan meldingen zien die ze zelf heeft gedaan. Ook kan een agent of beheerder gebruikers toevoegen aan meldingen die ze niet zelf heeft gedaan, maar waarbij ze misschien wel betrokken is. Die meldingen verschijnen bij haar ook in het overzicht.
Zo stel je het in
Het gebruikersprofiel staat standaard ingesteld zonder extra beheersfuncties. Je hoeft daarvoor niets aan te passen. 
2. Meldpunt Agent
Een Meldpunt Agent kan meldingen beheren en afhandelen, maar alleen van meldingen waarvan zij aan het Meldingteam is toegevoegd. Wie maak je bijvoorbeeld Meldpunt Agent? Dat kunnen locatiemanagers, de klachtenfunctionaris of bijvoorbeeld de klussendienst zijn.
In het kort, een Meldpunt Agent kan:
- Nieuwe meldingen maken
- Notities plaatsen
- Eigen meldingen wijzigen: titel en omschrijving, details zoals datum, locatie, betrokkenen en alle extra vragen
- Teamleden toevoegen aan de melding
- De verantwoordelijkheid voor een melding overdragen
- Meldingen sluiten
Deze meldingen kan ze zien
Een Meldpunt Agent kan alleen meldingen zien waarvan ze aan het meldingteam is toegevoegd. Alle andere meldingen zijn niet zichtbaar.
De Meldpunt Beheerders kunnen agenten toevoegen aan meldingteams of ze meteen verantwoordelijk voor die melding maken.
Zowel Agenten als Beheerders kunnen met de drop-down voor een melding verantwoordelijk worden gemaakt:
Zo stel je het in
Het gebruikersprofiel staat standaard zonder extra beheersfuncties ingesteld. De twee opties laat je uitstaan.
3. Meldpunt Beheerder
Een Meldpunt Beheerder heeft het totaaloverzicht over Meldpunt. Een Meldpunt Beheerder kan daarom alle meldingen beheren en afhandelen. Zo kan ze bijvoorbeeld meekijken met andere meldingen, nieuwe verantwoordelijke toekennen en meldingen sluiten. Wie maak je Meldpunt Beheerder? Rollen die we vaak als Meldpuntbeheerder zien, zijn Manager Kwaliteit of Manager Operations of de beheerder van heel Kwibuss.
In het kort, een Meldpunt Beheerder kan:
- Nieuwe Meldingen doen
- Notities plaatsen
- Alle meldingen wijzigen: titel en omschrijving, details zoals datum, locatie, betrokkenen en alle extra vragen
- Teamleden toevoegen aan de melding
- De verantwoordelijkheid voor een melding overdragen
- Meldingen sluiten
- Formulieren beheren: dus formulieren aan en uitzetten, vragen toevoegen en beheren, het klachtenformulier openbaar maken, en de standaard formulierverantwoordelijke aanwijzen.
Let op privacy: een meldpunt beheerder heeft toegang tot alle meldingen en kan in elke melding wijzigingen aanbrengen. Het is daarom een rol met veel verantwoordelijkheid.
Deze meldingen kan ze zien
Omdat de Meldpunt Beheerders eindverantwoordelijk zijn voor Meldpunt hebben ze toegang tot alle meldingen die ooit zijn gedaan.
Zo stel je het in
Vink beide opties in de gebruikersinstellingen aan om iemand Meldpunt Beheerder te maken.
