Betrokkenen en Teamleden: wat is het verschil?
In Meldpunt kun je inmiddels allerlei soorten meldingen doorgeven: ongevallen, klachten, klussen, vermissing en meer. Aan elke melding kun je mensen toevoegen, bijvoorbeeld de vestigingsmanager, een pedagogisch medewerker of een ouder. Zo weet je precies wie er met de melding te maken heeft.
Maar hoe doe je dat nou het handigst? Je hebt namelijk Betrokkenen en Teamleden, maar wat is eigenlijk het verschil en hoe gebruik je dit in de praktijk?
In het kort:
- Teamleden zijn collega’s die meedoen en meekijken met de afhandeling.
- Betrokkenen zijn mensen die zelf bij een situatie betrokken zijn, bijvoorbeeld een kind dat onderwerp was van het ongeval. Of de ouders van het kind die je op de hoogte wilt houden.
- Groepsaccounts zijn anoniem, en kunnen daarom niet worden toegevoegd als teamlid.
Teamleden
Dit zijn alle mensen die meedoen en meekijken met de afhandeling. Het team van bijvoorbeeld een ongeval ziet er in eerste instantie zo uit:
- Melder: de pedagogisch medewerker die het ongeval heeft zien gebeuren en het ongeval gemeld heeft, en;
- Verantwoordelijke: de locatiemanager van de locatie waar het ongeval is gebeurd en aan wie de PM-er het ongeval heeft gemeld.
Dit eerste team wordt automatisch gevormd door de Melder en de eerste Verantwoordelijk, die onderin het formulier wordt gekozen. Wil je dat er een extra collega meekijkt? Dan kun je het team uitbreiden door teamleden toe te voegen. Let op, alleen gebruikers met een account in Kwibuss kun je Teamlid maken. Teamleden worden op de hoogte gehouden als er notities bij een melding worden geplaatst.
De melder wordt automatisch vastgelegd door Kwibuss en kun je niet wijzigen. De Verantwoordelijke kun je later altijd aanpassen. Wie maak je Verantwoordelijk? Alleen Meldpunt Beheerders en Meldpunt Agenten kun je Verantwoordelijk maken voor een melding. We leggen hier uit wat Meldpunt Agent, Meldpunt Beheerder en gewone gebruikers precies zijn.
Nog een paar punten om op te letten:
- Alle Meldpunt Beheerders en alle Meldpunt Agenten die in het team zitten kunnen een melding sluiten. Dus niet alleen de Verantwoordelijke van die melding.
- Plaats je een notitie: dan ontvangen teamleden daarvan aan mailtje om ze op de hoogte te brengen.
Betrokkenen
Wat kun je met Betrokkenen?
- Over het algemeen hebben Betrokkenen geen account in Kwibuss.
- Betrokkenen kun je na het sluiten van de melding naar hun Tevredenheid over de afhandeling vragen.
- Betrokkenen ontvangen geen notificaties als er een notitie bij een Melding is gemaakt.
- Dit wordt momenteel ontwikkeld: je kunt straks met ouders mailen direct vanuit de melding.
Groepsaccount en de Melding
De uitgangspunt is dat het Team bestaat uit echte mensen bestaat, zodat een notitie of melding altijd terug te leiden is naar een echt persoon.
- Omdat een groepsaccount alleen bedoeld is voor openbare tablets en laptops op de groep, is het in wezen een anoniem account.
- Je kunt wel meldingen doen met een groepsaccount, maar degene die de melding doet zal onderaan altijd eerst haar eigen gebruikersnaam moeten kiezen.